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Acheter et contractualiser une prestation SI dans le secteur public

Ce séminaire s’adresse à toute collectivité ou entité publique qui recourt régulièrement à des prestataires externes pour l’évolution de leurs systèmes d’information (achat ou développement de logiciel, tierce maintenance applicative, hébergement, achat de matériel ou d’infrastructures, marchés de télécommunications, prestations de conseil, etc.). Au-delà de l’aspect juridique et réglementaire des marchés publics, ces consultations offrent des leviers au service des projets.
Cette formation fournit les clés pour utiliser ces leviers, choisir la meilleure procédure, optimiser le processus de choix et de négociation et préparer la réalisation du projet au travers d’une exécution de marché rendue sereine. Il permet d’intégrer la direction des affaires juridiques au cœur des enjeux stratégiques et opérationnels des projets.

A l’issue de la formation, vous saurez :

  • Exploiter au mieux le code des marchés publics et la jurisprudence
  • Intégrer des clauses pertinentes dans l’ensemble des documents de marchés
  • Sécuriser la procédure
  • Être proactif dans la définition des termes du marché
  • Mener des projets en partenariats avec d’autres entités publiques
  • Identifier les pièges à éviter et mettre le projet en ordre de marche dès le choix du prestataire

Méthode pédagogique :

Cette formation participative est illustrée de nombreux exemples et mises en situation. Vous mettrez en œuvre toutes les étapes des procédures de marché depuis le choix de la procédure jusqu’à l’exécution du contrat.

Jour 1 - Haut

Définir la meilleure procédure et le meilleur type de marché en fonction du projet : le montage contractuel

  • Spécificités et enjeux des projets SI :
    • Assistance à maitrise d’ouvrage et à maitrise d’œuvre, conseil
    • Acquisition de progiciel, de matériel
    • Développements spécifiques
    • Tierce maintenance applicative (TMA)
    • SAAS, cloud (hébergé)
    • Logiciels libres et droits de propriétés des logiciels
  • Panorama des procédures et des contrats :
    • Appel d’offres ouvert et restreint
    • Marché à procédure adaptée
    • Dialogue compétitif, marché négocié
    • Accord-cadre, partenariat public privé
    • Marché forfaitaire ou fractionné
  • Groupement de commandes :
    • Formes d’achats groupés et d’intérêt économique
  • Matrice des avantages et contraintes des procédures et des contrats par type de projet.

Identifier les points clés à formaliser dans le dossier de consultation des entreprises

  • Optimiser sa publicité :
    • Contenu de l’avis d’appel public à concurrence
    • Étendue de la publicité
  • Quelles règles du jeu peut-on fixer ?
    • Construire le règlement de consultation en fonction de la procédure
    • Définir des critères de choix adaptés au projet
    • Intégrer les exigences en termes de responsabilité sociale et environnementale (RSE) du prestataire
  • Quel niveau d’expression des besoins ?
    • Contenu d’un cahier des clauses techniques particulières
    • Contenu d’un programme fonctionnel détaillé
Jour 2 - Haut

Identifier les points clés à formaliser dans le dossier de consultation des entreprises (suite)

  • Comment préparer l’analyse au travers des cadres de réponse technico-fonctionnels et financiers ?
    • Disposer d’un cadre d’analyse homogène et contraignant
    • Peser sur la structure de facturation (licences, droits d’utilisation, prestations)
  • Comment constituer un CCAP pertinent ?
    • Points clés du CCAP : facturation, pénalités, période de garantie
    • Nouveautés des CCAG prestations intellectuelles et techniques de l’information et de la communication
    • Construire un CCAP en dérogation au CCAG
    • Esprit global : obligation de moyens versus obligation de résultat
    • Équilibre des engagements contractuels
    • Intégration des exigences environnementales relatives au système d’information

Optimiser l’analyse des candidatures et des offres

  • Accueillir les offres dématérialisées : obligations et stratégies pour y faire face.
  • Organiser l’analyse des candidatures et des offres en impliquant la maitrise d’ouvrage.
  • Mettre en place une procédure d’analyse performante.
  • Apprendre à négocier dans le cadre du code des marchés publics.
  • Clés pour éviter les recours ou contentieux.

Communiquer sur un marché

  • Obligations de publicité.
  • Communiquer avec les candidats non retenus.

Exécuter un marché – rapports de force et marges de manœuvre

  • Exécuter les marchés à bons de commande et à tranches et à unités d’œuvre.
  • Exécuter les marchés dans le cadre d’un groupement de commandes.
  • Suivre les prestations de tierce maintenance applicative.
  • La gestion du rapport de force. Quels effets de levier sur le fournisseur ?
  • Recetter une application.
  • Appliquer des pénalités.

Synthèse, bibliographie et recommandations

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