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Dématérialisation : stratégie, enjeux et meilleures pratiques

Dématérialisation des factures fournisseurs, du dossier du personnel, des délibérations, du courrier, de la paie… Les organisations privées et publiques s’engagent depuis plusieurs années dans des projets de dématérialisation, y voyant un moyen efficace d’augmenter la performance opérationnelle, de moderniser leurs pratiques et d’offrir de nouveaux services à leurs clients. Basée sur de nombreux exemples et cas réels reflétant les situations les plus diverses, cette formation vous permettra d’appréhender les différentes facettes de la dématérialisation d’un point de vue organisationnel, réglementaire et technique.

A l’issue de la formation, vous saurez :

  • Identifier les enjeux d’un projet de dématérialisation, les écueils à éviter et les gains pour votre organisation
  • Définir la méthode vous permettant de mener à bien votre projet
  • Agir dans un cadre légal en respectant les différentes contraintes règlementaires
  • Choisir les outils sur lesquels vous appuyer

Méthode pédagogique :
Cette formation est illustrée de nombreux exemples et cas réels. Elle s’appuie sur une expérience et un savoir-faire acquis lors de la réalisation de projets de dématérialisation, depuis leur conception jusqu’à leur mise en œuvre.

Jour 1 - Haut

Introduction à la dématérialisation

  • Contexte, enjeux et bénéfices de la dématérialisation pour l’organisation.
    • Présentation des concepts
    • Enjeux et objectifs
    • Définitions
    • Le cycle de vie des documents

Cadre réglementaire et normatif

  • Socle théorique pour comprendre le cadre réglementaire auquel sont soumis les documents et les normes qui permettent de sécuriser la démarche. Vous apprendrez notamment à analyser la criticité des documents en fonction de leur valeur légale.
    • Ce que dit la loi
    • Qu’est-ce qu’un original numérique ?
    • Peut-on détruire un original papier après numérisation ?
    • Quelles sont les normes à respecter ?
    • Focus spécifiques : protocole ACTES, PES-V2, loi de sécurité financière (LSF)…

Conduire un projet de dématérialisation

  • La dématérialisation n’est pas uniquement une problématique technique mais avant tout organisationnelle. Ce chapitre vous apporte une méthode pragmatique pour mener à bien vos projets de dématérialisation.
    • L’opportunité de lancer le projet : calculer les gains et les risques
    • Le périmètre documentaire
    • Les scénarios organisationnels (centralisation/ décentralisation, dématérialisation amont ou aval, internalisation/externalisation)
    • Les étapes de mise en œuvre
    • L’intégration au système d’information
    • Certification de la solution de dématérialisation

L’impact organisationnel et la conduite du changement

  • Le passage d’un fonctionnement papier à un fonctionnement électronique va modifier les pratiques de travail des services qui verront leurs tâches évoluer. L’enjeu majeur réside dans l’appropriation des nouvelles pratiques étant donné que tous les individus de la chaîne doivent être acteurs afin de ne pas rompre le processus et pour conserver une force probante aux documents.
    • Modéliser les processus existants et cibles avec le BPM
    • Mesurer les écarts et la trajectoire pour atteindre la cible
    • Identifier les niveaux d’acteurs et leurs enjeux
    • Définir et conduire un plan de conduite du changement adapté à la taille du projet.
    • Retours d’expérience : les points critiques de la conduite du changement, les écueils à éviter et les leviers.
Jour 2 - Haut

Les domaines fonctionnels de la dématérialisation

  • De quoi se compose un projet de dématérialisation ? Depuis la capture jusqu’à l’archivage, quels sont les grands domaines fonctionnels de la dématérialisation ? Ce chapitre vous permet de bien comprendre les différentes composantes d’une solution de dématérialisation en vue de vos propres projets.
    • La capture (papier et électronique) : les flux de documents et de données, EDI, LAD, RAD, OCR, vidéocodage, injection des données dans un SI métier
    • Concevoir un atelier de numérisation
    • La gestion électronique des documents (GED)
    • Le travail collaboratif
    • Workflow et BPM
    • Signature électronique et horodatage
    • L’archivage des documents
    • Les référentiels
    • La sécurité
    • L’intégration au système d’information

Etat de l’art des solutions du marché

  • Cette partie de la formation vous permet d’identifier les acteurs du marché afin de cibler les bons partenaires pour votre projet.
    • Tendances du marché français et du marché international
    • Les différentes approches possibles pour le choix de solutions : solutions verticales, horizontales ou mixtes / solutions intégrées ou composites
    • Présentation des prestataires de service : tiers horodateurs, tiers archiveurs, tiers certificateurs, prestataires de stockage électronique avancé…
    • Présentation des outils de capture, GED, archivage, signature, etc.
    • Points d’attention dans le choix d’un prestataire, pièges à éviter

Illustrations autour de projets de dématérialisation

  • Nous vous présentons dans le détail des projets types de dématérialisation depuis leur conception jusqu’à leur mise en œuvre.
    • Dématérialisation des courriers
    • Dématérialisation du dossier du personnel
    • Dématérialisation de la facture fournisseur
    • Dématérialisation des délibérations
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