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Elaborer et gérer un portefeuille de projets SI

Cette formation permet de comprendre les apports de la gestion de portefeuille de projets SI et d’en mesurer les enjeux en termes de gestion de ressources et d’arbitrage d’investissement. Elle permet de bâtir une démarche propre à l’entreprise ou à la collectivité en fonction de son contexte et de sa maturité. Elle présente aussi les outils susceptibles d’accompagner cette approche et propose des recommandations sur leur mise en œuvre.

A l’issue de la formation, vous saurez :

  • Acquérir les meilleures pratiques du management de portefeuille de projets
  • Identifier et utiliser les passerelles entre gestion des investissements, gouvernance et gestion de portefeuille
  • Appréhender les modèles CobIT et Val-IT
  • Analyser les outils d’accompagnement du déploiement de la démarche et leur bon usage
  • Organiser votre démarche et conduire le changement
  • Animer et motiver les équipes projets

Méthode pédagogique :
Cette formation participative combine l’approche méthodologique et la mise à disposition des principales cartes stratégiques de la DSI et des tableaux de bord de pilotage des performances de portefeuilles. De nombreuses illustrations et mise en pratique viendront rythmer ces deux jours.

Jour 1 - Haut

Concepts clés

  • Les projets informatiques ont mauvaise réputation.
  • Typologie des projets.
  • Cycle de vie de projet : de l’idée à la valeur.
  • Définitions : portefeuille de projets, gestion de portefeuille, gouvernance.
  • Maturité des organisations dans la gestion du portefeuille.

Construire un portefeuille

  • Identifier les apports du portefeuille de projets à la gouvernance.
  • Modéliser la stratégie d’entreprise.
  • Les enjeux et approches de constitution du portefeuille : par la stratégie, par la consolidation.
  • Les trois piliers de la gestion de portefeuille :
    • Analyse des projets du portefeuille et évaluation des risques – Etude préalable et business case
    • Segmentation des projets : stratégique, métier, technique – Equilibrer le portefeuille
    • Optimisation de la valeur du portefeuille pour l’organisation – Aider à la prise de décision

Faire vivre le portefeuille

  • Clarification du niveau d’implication et de la communication sur l’avancement des projets vis-à-vis de l’organisation d’entreprise. Définition des responsabilités de chaque acteur à l’aide de matrices RACI.
  • Le portefeuille dans la gestion transverse de l’entreprise : processus de mise à jour du portefeuille.
  • Le portefeuille dans le processus budgétaire : support de l’élaboration des budgets et du suivi de l’exécution.
  • La maitrise des risques du portefeuille de projets : une gestion globale des risques. Les principes de la gestion des risques : identification, analyse, réduction, suivi.
  • Le portefeuille pour une meilleure gestion des ressources rares : disponibilité et mobilisation à bon escient des experts et des compétences clés de l’organisation.
  • Le portefeuille, outil de la création de valeur dans l’entreprise : construction d’une typologie de la valeur spécifique.

Pratiques de gestion du portefeuille

  • Bâtir l’organisation de gestion et d’arbitrage :
    • Les instances de gouvernance : COSSI, comité de pilotage, comité d’arbitrage, etc.
    • Complément au processus de mise à jour du portefeuille, la revue périodique : arbitrage et équilibrage
    • Maintien et consolidation du portefeuille
    • Le bureau de projets (PMO) : méthode, conseil, coordination et communication
  • Généralisation de l’approche par les processus : revues récurrentes et alertes.

Mettre en place la démarche

  • Démarche de déploiement du portefeuille.
    • Benchmark des meilleures pratiques
    • Evaluer ses pratiques et les faire évoluer :
  • Méthode de gestion de projet
  • Maturité dans la gouvernance : le baromètre de gouvernance comme support d’évaluation
  • Fixer les objectifs et concevoir le processus
  • Déploiement et amélioration continue
  • Mobiliser les acteurs et les personnes clés -* Bâtir les tableaux de bord.
    • Suivre l’état de santé des projets
    • Les indicateurs du tableau de bord :
      • Synthèse du projet
      • Evénements et impacts
      • Risques, coûts, planning, jalons
    • Exemples de tableau de bord
  • Visualisation du portefeuille de projets.
    • Balance ScoreCard (BSC)
    • Matrice faisabilité / valeur

Mettre en œuvre les outils de gestion du portefeuille de projets

  • Passerelles avec la gouvernance :
    • Comprendre les processus CobIT
  • Passerelle avec la gestion des investissements :
    • Comprendre les bonnes pratiques de ValIT
  • Solutions de gestion de portefeuille de projets.

Synthèse, bibliographie, glossaire et recommandations

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