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L’archivage électronique

La dématérialisation des processus métiers et la production électronique posent inévitablement la question de l’archivage électronique des données et des documents. Quelle valeur ont mes données / documents électroniques ? Quelles exigences requiert la conservation des documents originaux ? Quelles réglementations et quelles normes s’appliquent ?
Cette formation pragmatique et concrète est conçue pour favoriser l’acquisition des concepts de l’archivage électronique et permettre aux chefs de projet d’avoir tous les éléments essentiels à la conduite une telle démarche. Des exemples de projets réalisés ponctuent ces deux jours de formation.

A l’issue de la formation, vous saurez :

  • Définir les enjeux de l’archivage électronique et prioriser les filières d’archivage en fonction de leur criticité et de leur valeur ajoutée
  • Identifier le cadre juridique et normatif qui vous concerne
  • Qualifier les différentes solutions d’archivage électronique ainsi que les outils, les prestations et les offres de services existantes sur le marché
  • Mesurer les impacts organisationnels et économiques (contraintes d’exploitation, référentiels métiers, facteurs de coûts, etc.

Méthode pédagogique :

Cette formation est illustrée de nombreux exemples et cas réels. Elle s’appuie sur une expérience et un savoir-faire acquis lors de la réalisation de projets d’archivage électronique, depuis leur conception jusqu’à leur mise en œuvre.

Jour 1 - Haut

Introduction à l’archivage électronique

  • Contexte, enjeux et bénéfices de l’archivage électronique pour l’organisation.
    • Présentation des concepts
    • Enjeux et objectifs
    • Définitions
    • Le cycle de vie des documents

Cadre réglementaire et normatif

  • Socle théorique pour comprendre le cadre réglementaire auquel sont soumis les documents et les normes qui permettent de sécuriser la démarche. Vous apprendrez à analyser la criticité des documents en fonction de leur valeur légale et à prioriser ainsi les filières documentaires à archiver.
    • Ce que dit la loi
    • Qu’est-ce qu’un original numérique ?
    • La normalisation
    • Certification d’une solution d’archivage électronique

Concevoir une solution d’archivage électronique (SAE)

  • Comprendre et concevoir une solution d’archivage électronique qui soit adaptée à votre organisation. Cette partie de la formation permet de bien comprendre les différentes composantes d’une SAE, les prérequis incontournables et les différents niveaux de sécurisation.
    • Composantes d’un projet SAE
    • Politique d’archivage
    • Modèles d’information
    • Entités fonctionnelles d’une solution d’archivage électronique
    • Les exigences de pérennité : niveaux d’exigence, sécurité, journalisation, documentation, supports de conservation, formats, audit de conformité
    • Horodatage
    • Certificats électroniques
    • Cas pratiques d’archivage par types de contenant : documents bureautiques, messageries électroniques, applications métier, processus dématérialisés, sites web
Jour 2 - Haut

Etat de l’art des solutions du marché

  • De nombreux prestataires se sont positionnés sur le marché de l’archivage électronique qui connaît une croissance forte. Ces prestataires proviennent de secteurs très variés : constructeurs de matériel, éditeurs, archiveurs / stockeurs papier, etc. Nous vous aidons à voir clair dans les offres du marché et vous guidons pour vos projets.
    • Tendances du marché français et du marché international
    • Présentation des prestataires de service : tiers horodateurs, tiers archiveurs, tiers certificateurs, prestataires de stockage électronique avancé, prestataires d’archivage mixte, éditeurs, intégrateurs, auditeurs, sociétés de conseil, etc.
    • Approches possibles pour la construction d’une SAE : outils ECM contenant une brique d’archivage électronique, outils GED/archivage électronique, coffre-fort électronique, système de records management

Points d’attention dans le choix d’un prestataire et pièges à éviter

Conduire un projet d’archivage électronique

  • Ce chapitre a pour objectif de vous apporter une méthode pragmatique pour mener à bien vos projets d’archivage électronique. Quels sont les pièges à éviter ? Les étapes incontournables ? Les facteurs de succès ?
    • L’opportunité de lancer le projet
    • Le périmètre
    • Les étapes de mise en œuvre
    • Les connexions avec le système d’information
    • Gestion et évolution de la solution
    • Certification de la solution d’archivage électronique

Illustration d’un projet d’archivage

  • Nous vous présentons dans le détail un projet d’archivage électronique comprenant les problématiques d’archivage (bureautique, applications, mails, etc.), depuis la conception jusqu’à la mise en œuvre.
    • Présentation de l’étude de cas
    • La démarche de travail
    • Les pièges et les leviers
    • Les résultats du projet et les impacts
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